Una obra se descontrola por los lados: el parte que no llegó, la certificación que nadie emitió, la contrata que trabaja sin contrato. Esta es la lista, con su fecha, de cada mejora publicada para tener la obra vista de un golpe: cuadro de mandos, circuito de la obra, planning, partes, certificaciones, incidencias y subcontratas.
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Botón de ayuda con los pasos numerados en la ficha del plano, en Contratas y en Certificaciones, y la página de «cómo funciona» cuenta ahora los dos recorridos —el de un estudio y el de una obra propia— en una sola página.
Un programa con diecisiete pantallas no se aprende abriéndolas. Tres pasos escritos al lado del botón ahorran la llamada.
Si una certificación llega sin capítulos ni partidas, la pantalla lo avisa y no deja aprobarla. El período es obligatorio y no se puede certificar dos veces el mismo mes. El filtro dice cuántas partidas está enseñando de cuántas.
Aprobar una certificación sin contenido es firmar un importe que nadie ha revisado. Y el filtro escondía partidas sin decirlo, que es la manera más silenciosa de certificar de menos.
El expediente de documentos distingue de quién es cada papel —promotor, arquitecto, constructor, organismo— y ordena los tipos por fase de obra, enseñando sólo los que le tocan a un estudio. Arriba, una chuleta con el recorrido.
Los papeles de una obra son de cuatro manos distintas. Un expediente que los mezcla obliga a revisar todo cada vez que falta uno, y lo que falta casi siempre es de otro.
Con la versión de arquitectura activada, el programa cambia el vocabulario y el menú: ENCARGOS en vez de Producción, EXPEDIENTES en vez de Obras, y desaparecen Compras, Partes de trabajo, Cobros a cuenta y el reparto de subcontratas, que son de quien ejecuta.
Un estudio no compra material ni ficha horas de cuadrilla. Enseñarle esas pantallas no es sólo ruido: le hace dudar de si el programa es para él.
El estudio emite su certificación de obra al precio contratado con cada constructora, revisa la que manda el constructor y se la devuelve conforme o corregida, importándola en BC3 si la mandan así. La retención de garantía se descuenta del pago sin tocar la base imponible.
Certificar es el trabajo mensual de una dirección de obra y se hacía en una hoja de cálculo por obra. La retención mal aplicada, además, cambia el IVA que se declara.
Se eligen los capítulos que salen a concurso, se manda la petición a varias constructoras desde la propia aplicación —con su histórico de envíos— y se comparan las ofertas capítulo a capítulo. Cada oferta queda atada a su contrata, con su estado y su enlace.
Comparar cinco ofertas que llegan cada una con su formato es un día de trabajo y un error de transcripción esperando. Si el BC3 va y vuelve, la comparación es automática.
La obra se puede abrir por contrata y mandarle su enlace, y cada una manda su certificación mensual desde ahí. Ninguna ve los capítulos ni los precios de las demás.
Es la razón por la que estos datos no se comparten en una carpeta compartida: que el electricista vea lo que cobra el albañil rompe el concurso del año que viene.
El promotor entra por su acceso y firma la conformidad de los extras y de la certificación del mes. Los extras que estaban pendientes de su visto bueno dejan de quedarse en el aire.
Un extra hablado por teléfono es un extra que se discute al final de la obra. La conformidad escrita, con su fecha, es lo que hace que se cobre.
Cada encargo tiene su resumen visto por el arquitecto y su circuito —por dónde va— con los pasos numerados, más tres gráficos en el cuadro general. Cada paso lleva a la pantalla donde se resuelve.
Lo que un estudio necesita saber de un encargo es qué falta y de quién depende. Eso no está en una lista de documentos.
Un cálculo que se quedaba colgado en una obra frenaba el de las otras. También se han arreglado el cuadro de materiales, el aviso de cobros vencidos —que decía un número y cobraba otro— y un contador que contaba líneas y decía certificaciones.
Un aviso de cobro con el importe equivocado se manda al cliente. Es de los errores que cuestan una llamada incómoda.
Módulo nuevo para estudios de arquitectura, con su cuadro de mandos de encargos, el circuito del arquitecto, los honorarios por fases con sus horas dedicadas, y su chuleta de puesta en marcha.
Un estudio que abría el programa veía el cuadro de un constructor: compras, partes de trabajo, almacén. Todo cierto y nada suyo.
La certificación que llega de una constructora se revisa partida a partida y se aprueba o se corrige, con un cuadro de por dónde va cada contrata.
Es el trabajo que justifica los honorarios de dirección de obra, y se hacía con el PDF del constructor al lado de una hoja de cálculo.
En la certificación, los importes llevan su etiqueta y un parámetro mal escrito ya no pasa en silencio.
Tres importes seguidos sin etiqueta se firman igual, pero no son lo mismo.
Cada industrial tiene su ficha con todas las obras en las que está, y el planning abre en la obra que estás mirando en vez de en un mes vacío. Un plazo en blanco ya no deja la fecha de fin sin calcular.
Antes de llamar a un instalador quieres saber en cuántas obras tuyas está y cómo va en cada una. Eso estaba repartido en cinco pantallas.
Una pantalla nueva enseña las obras abiertas con el dinero contratado, certificado, facturado y cobrado, tres gráficos —el embudo, lo parado y los estados— y el detalle obra por obra: contrato, acta de replanteo, apertura del centro de trabajo, compras, partes, certificaciones, facturas, cobros y recepción, cada paso con su dato —también los mensajes cruzados con el cliente— y su enlace a la pantalla donde se resuelve.
Una obra rara vez se para por lo técnico: se para por el acta que no se firmó, la certificación que nadie emitió o la factura que no se cobró. Verlo todo junto, con su importe al lado, es lo que permite empujar lo que toca hoy.
Dentro de cada obra, una pestaña recorre el circuito completo —presupuesto aceptado, contrato, contratas, compras, producción, certificaciones, facturación y cobro— y avisa de lo que queda pendiente en cada eslabón, con su importe.
Adjuntar imágenes a una incidencia no llegaba a guardarlas, y creándola desde la obra no había ni dónde adjuntarlas. Ahora se suben desde los dos sitios y se ven al abrir la incidencia.
Desde el escritorio se le prepara a un trabajador la lista de lo que tiene que hacer —visitas de obra, incidencias, avisos, obras y tareas—, ordenada a mano o por prioridad; en su móvil le sale en «Mi semana», con un enlace a cada cosa y un botón para darla por hecha.
El encargado recibe trabajo por cinco sitios distintos y cada uno tiene su pantalla. Repasar los cinco cada lunes no lo hace nadie: acaba en una libreta o en mensajes sueltos. Una sola lista, preparada por quien reparte el trabajo, es lo que de verdad se mira.
La ficha de la obra tiene pestaña «Contratas» para asignar quién ejecuta cada capítulo o partida y a qué precio, y una vista por subcontrata con el PDF de sus partidas —con o sin precios— y el envío por correo.
Mandar a cada subcontrata lo que le toca se hacía copiando partidas a mano en un correo. Con las partidas agrupadas por quien las ejecuta, el documento sale solo y todos hablan del mismo alcance.
Cada incidencia puede guardar el número de piso o referencia, el correo del propietario o de la administración y su teléfono, obligatorios si la empresa lo decide. Y la lista tiene vista «Pipeline»: una columna por estado, arrastrando para cambiarlo.
Quien va a resolver una incidencia necesita saber a qué piso va y con quién habla; eso acababa escrito dentro de la descripción, cuando estaba. Y ver de un vistazo qué está abierto, en revisión o aprobado es más rápido en columnas que en una tabla.
El buscador de obra de las facturas se usa ahora también al crear una incidencia: busca por nombre, referencia, cliente o dirección, y al elegirla enseña su ficha para confirmar que es la correcta.
En empresas que llaman a cada obra por su calle hay decenas de nombres parecidos. Equivocarse de obra es imputar un gasto o una incidencia a otro cliente.
El PDF de la certificación agrupaba capítulos y partidas en un orden distinto al de la pantalla.
Una certificación que el cliente lee desordenada obliga a explicarla por teléfono, y es el documento con el que se cobra.
La certificación se envía por correo con su PDF —o el dossier con la factura, si ya está emitida— y deja su historial de envíos en la propia certificación.
La certificación es lo que el cliente aprueba antes de pagar. Mandarla desde fuera del programa deja sin rastro quién la recibió y cuándo.
La oportunidad guarda la dirección de la obra, el día de la visita, quién va y los planos que manda el cliente; a quien va le sale en el móvil para hacer las fotos y apuntar allí mismo.
La secuencia es siempre la misma: llega la petición de presupuesto, se va a ver la obra y con lo que se ve se hace el presupuesto. Lo del medio no vivía en ninguna parte: ni cuándo era la visita, ni quién iba, ni las fotos, que se quedaban en el móvil de quien fue. Ahora se asigna a una persona —trabajador, técnico o encargado, tenga la app que tenga— y en su móvil aparece la dirección con enlace al mapa, el teléfono del contacto para llamar de camino y los planos. Al terminar pulsa «visita hecha», y las fotos y las notas aparecen en la oportunidad firmadas con su nombre y la hora.
La obra tiene persona de contacto, elegida entre los contactos de su cliente, y se ve junto al nombre del cliente en la cabecera.
Quien trabaja para administradores de fincas no llama «al cliente»: llama a quien lleva esa finca. Los contactos ya se guardaban, incluso por obra, pero la obra no decía cuál de ellos era el suyo y había que adivinarlo entre la lista.
Al certificar, el tipo de IVA se propone según lo que tenga puesto el cliente o la obra, y se dice de dónde sale.
Una comunidad en rehabilitación no lleva el mismo IVA que una obra nueva, y poner el tipo a mano en cada certificación es una equivocación esperando a ocurrir. Se sigue pudiendo cambiar: lo que cambia es que ahora viene bien por defecto.
La ficha de la obra tiene pestaña de contactos: los generales del cliente y los que sólo pintan en esa obra, con su teléfono y su correo a un clic.
El administrador de la finca, el presidente de la comunidad o el aparejador son contactos del cliente que sólo valen para una de sus obras. Antes había que salir de la obra, abrir el cliente y adivinar cuál era.
En la carga de obras se arrastra una obra para cambiarle las fechas, se estira desde un borde para alargarla y se pulsa un mes para abrirlo día a día.
Cuando entra una obra nueva la pregunta es qué se puede correr para que quepa, y eso se contesta probando. Mientras arrastras, la carga de cada mes y el aviso de plantilla se recalculan con las fechas nuevas, así que ves en el momento si mover una obra quita el exceso de septiembre o lo pasa a octubre. Se guarda al soltar, con un botón de deshacer en vez de un «¿seguro?» que acaba contestándose sin leer. Abrir un mes lo pinta con sus días y los fines de semana sombreados, sin perder de vista los meses de al lado.
Una pestaña en la ficha de la obra para apuntar las entregas a cuenta del cliente, con fecha, importe y notas, y marcarlas como cobradas.
En una reforma el cliente va pagando mientras avanza la obra, y esas entregas acababan en una libreta o en la memoria de alguien. Ahora están junto a las facturas de la obra, con lo previsto, lo cobrado y lo pendiente arriba, y avisa de las que ya han pasado de fecha sin cobrarse. La fecha acordada no se pisa al marcarla cobrada: queda aparte cuándo se cobró de verdad, que es lo que dice si el cliente paga cuando dijo.
El aviso y el número de cada mes se calculan con la gente que hay trabajando cada día, no con la altura del dibujo.
Una obra larga que empezaba en la semana más cargada hacía que el diagrama marcase exceso de plantilla meses después, cuando no lo había. Un aviso que salta de más enseña a no hacerle caso, y el día que es cierto tampoco se mira. Ahora avisa sólo en los meses en los que se juntan más personas de las que tienes, y lo que queda por debajo de la raya se pinta como lo que es: puestos que no tienes.
Cada obra es un bloque tan ancho como lo que dura y tan alto como la gente que se lleva, apilados sobre tu plantilla.
Un Gantt dice cuándo, pero no si te cabe: todas las filas miden lo mismo. Aquí la altura son personas, así que se ve de un vistazo el mes en el que te has comprometido a más obra de la que puedes hacer, que es la pregunta de verdad cuando te ofrecen la siguiente. Basta con apuntar en cada obra cuántos operarios prevés y sus fechas; las que aún no las tienen salen arriba con un acceso directo a su ficha, en vez de dejar la pantalla en blanco.
El correo de «Enviar al cliente» adjunta de verdad la certificación, y sale con la imagen de tu empresa en vez de con la de la plataforma.
El mensaje decía «adjuntamos la certificación» y llegaba sin adjunto y sin enlace de descarga, así que quien lo recibía tenía que pedirlo por teléfono. Ahora va el documento firmado desde el almacén privado, sin dejar copias públicas de la certificación ni de su factura. Además usaba la plantilla de los avisos internos: al promotor le llegaba algo con pinta de mensaje de la plataforma en lugar de un documento de su constructora, y por la noche se retenía hasta el día siguiente. Ahora lleva el logotipo y los datos de quien la emite, con el número de cuenta cuando ya hay factura.
Una partida negativa certificada al cien por cien ya sale con su importe, y no a cero.
Un descuento pactado con el cliente es una partida en negativo. Al certificarla, la pantalla la recortaba a cero y el subtotal del capítulo la ignoraba, de modo que el cliente acababa pagando el descuento que se le había prometido. Ahora el signo lo marca la partida: en una positiva el importe no baja de cero y en una negativa no sube por encima. El desglose del aviso agrupa además igual que el PDF, para que cuadren a la vista.
Un estado más de la ficha, para los meses de básico, licencia y proyecto de ejecución en los que aún no hay nada construido.
Toda la documentación colgaba de una obra, así que había que inventarse una obra para poder guardar un proyecto básico — que es justo lo que hace que alguien piense que el programa no es para él. Un proyecto que no se llega a construir se queda en expediente y ya está. No son dos fichas: son la misma en dos momentos, y separarlas obligaría a decidir para siempre en cuál vive cada documento.
Y cuando se cobra su factura, la certificación pasa a cobrada sola.
Facturar dejaba el estado quieto, así que una certificación ya facturada seguía ofreciendo «Facturar» e invitando a duplicarla. El resto del recorrido era inalcanzable.
Una pestaña para subir planos, licencias o actas, con los adjuntos de sus presupuestos a la vista.
Los documentos de los presupuestos se enseñan con su enlace, no se copian: dos copias del mismo archivo son dos verdades y nadie sabe cuál mirar.
Volvían «no encontrada» desde el día anterior.
Corregido el mismo día. Y de paso, ahora avisamos solos cuando una consulta rompe, en vez de esperar a que lo escriba un cliente.
En el planning no se podía asignar a nadie.
Con el código de cada capítulo, una cabecera por presupuesto y numeración de páginas de verdad.
Una certificación puede recoger varios presupuestos y las partidas salían seguidas, sin nada que dijera dónde acababa uno. Y los títulos de capítulo eran ilegibles al imprimir con fondos: blancos sobre oscuro, pero el estilo forzaba todo el texto a negro.
El contrato enlaza un presupuesto: sus importes rellenan el texto, los porcentajes se calculan solos y el desglose se imprime como anexo.
El importe se tecleaba a mano, así que un cambio en el presupuesto no llegaba al contrato y nadie se enteraba hasta tener las cifras descuadradas delante del cliente. Ahora «el 30 % a la firma» se escribe una vez y sale en euros.
Párrafos justificados, cláusulas que no quedan huérfanas al pie, numeración de páginas y las dos firmas enfrentadas.
Y una variable sin rellenar se imprime como el hueco que es, para completar a mano, en vez de enseñar sus llaves delante del cliente.
Se trae entero o a trozos, con el saldo de lo presupuestado, lo ya puesto y lo que queda.
Instalar es ir gastando lo que se vendió. Lo que se pasa de la medición entra marcado como exceso, que es la desviación por la que se pierde dinero en una instalación.
Ya no hace falta que venga en BC3.
El BC3 es el formato estándar del sector, pero buena parte de lo que llega de un arquitecto o de una propiedad viene en PDF o en una hoja de cálculo montada a mano. Ahora entran igual y se convierten en las tareas del planning, en vez de quedarse fuera esperando a que alguien las pase a mano.
Aviso emergente en su app en cuanto alguien abre una incidencia en su obra.
Cada obra tiene un responsable, y ahora se entera en el momento, en su móvil. Sin llamada, sin grupo de WhatsApp donde se pierde entre fotos y sin que la incidencia se quede tres días parada esperando a que alguien entre a mirar el listado.
El impreso sale como se certificó, sin rehacerlo por fuera.
Hay propiedades que quieren ver el porcentaje ejecutado de cada partida y otras que exigen las unidades. Antes había que exportar y maquetarlo en Excel para adaptarlo a lo que pedía cada una.
Nombre de capítulo, pendiente, % del período y totales; código de partida también en el PDF.
El código de partida es lo que permite a la dirección facultativa cotejar la certificación contra el presupuesto sin adivinar. Y la descarga en Excel está porque, se haga como se haga el PDF, siempre acaban pidiéndola así.
Por número, por cliente, por dirección o por importe.
Cuando hay cientos de presupuestos, acordarse del número exacto no es un plan realista. Se busca por lo que uno recuerda, que suele ser la calle o el nombre del cliente.
Porque en obra pasa, y hasta ahora el sistema lo impedía.
Se ejecuta más de lo previsto en una partida y se compensa en otra: es el día a día de cualquier obra. Bloquearlo no evitaba el exceso, solo obligaba a inventarse una partida nueva para poder certificarlo, y a que los números dejaran de parecerse al presupuesto original.
Con filtro de pendientes de cobro y marcado en lote.
Para responder a 'cuánto llevamos facturado y cuánto cobrado de aquí' sin salir de la obra ni cruzar dos listados por el nombre del cliente.
Además de por número y por cliente.
En obra nadie se refiere a un trabajo por su número: se refiere a él por la calle. La búsqueda debería hablar el mismo idioma que la gente.
Todas las incidencias abiertas en una pantalla, con archivos adjuntos.
Una incidencia por obra se lleva de cabeza; veinte obras a la vez, no. Y los adjuntos importan: la foto del problema explica en un segundo lo que en texto no se entiende, y evita el viaje de ir a verlo.
Con las columnas de total venta y total coste siempre a la vista.
Ver venta y coste en la misma pantalla mientras se certifica es lo que permite darse cuenta a tiempo de que una subcontrata se está comiendo el margen, en vez de descubrirlo al cerrar la obra.
Por cliente, obra y rango de fechas, con columna de estado de facturación y edición en modal.
Antes había que entrar en la obra para ver sus partes, así que la pregunta 'qué partes quedan por facturar' no tenía respuesta rápida. Ahora está todo en una lista con su estado.
Tarifa por hora de cada operario, y Resultados computa el coste de personal.
Un coste de obra sin mano de obra es media verdad, y normalmente la mitad optimista. Con las horas fichadas y la tarifa de cada uno, el margen que sale es el que hay.
Con pantalla de Entradas como hub de datos por obra y menú propio.
Seguimiento de obra sin tener que llevar aquí los presupuestos ni la facturación. Es el módulo que interesa a la constructora que ya tiene su programa de presupuestos y solo quiere controlar la ejecución.
Rentabilidad, alertas, certificación y avance de toda la cartera, con drill-down y exportación a Excel y PDF.
Nueve cuadros que miran todas las obras a la vez: desvío por fase, hitos, caja, recursos y mano de obra. Desde cada cifra se baja al detalle que la produce, que es lo que convierte un informe bonito en uno que se usa.
Importador de BC3, Excel o PDF con IA, Gantt de cartera, ruta crítica, recursos y diario de obra.
La planificación de obra suele vivir en un Project o en un Excel que solo entiende quien lo hizo, y que deja de actualizarse a la tercera semana. Aquí nace del presupuesto que ya existe y se actualiza con los partes que manda la gente de obra.
En la tabla de costes por fase, junto a lo previsto.
Comparar previsto contra real a nivel de fase es lo que permite corregir la obra en marcha, en vez de hacer la autopsia cuando ya está entregada.
Obras, preventivo, correctivo, tesorería y rentabilidad general.
Cinco preguntas distintas que se hace quien dirige la empresa, cada una con su pantalla: cómo van las obras, si el mantenimiento cumple, cuánto correctivo se está comiendo el margen, qué caja hay y si el conjunto gana dinero.
Sin actualizaciones que instalar ni versiones que comprar. Lo que lees aquí lo tienes al entrar mañana.