El papeleo de una obra no está en una carpeta: está en el correo de tres personas, y sale a la luz el día de la inspección. Aquí está cada mejora publicada para tenerlo ordenado: el repaso de los catorce documentos de la obra, los que se generan solos, la documentación de las subcontratas y los avisos de lo que caduca.
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El libro de órdenes y asistencias sale en castellano, numerado y firmado por quien anota, y el diario de obra de un estudio mira sus propios libros, no los del constructor.
El libro de órdenes es un documento que se exhibe en una visita de inspección y en un juicio. Numerado y firmado o no sirve.
Las garantías de la obra entregada se llevan con los plazos de la Ley de Ordenación de la Edificación: un año de acabados, tres de habitabilidad, diez de estructura.
Esa responsabilidad es del que firma el proyecto, durante diez años. Saber qué obra sale de garantía este mes no es un detalle administrativo.
Catorce documentos —contrato, plan de seguridad, apertura del centro de trabajo, libro de subcontratación, seguros, REA, certificados— repasados en una sola tarjeta con sí / no aplica, y desde ahí se entra a subirlos, a generarlos o a verlos todos.
La documentación de una obra no está en una carpeta: está en el correo de tres personas. Un repaso único, con su enlace al sitio donde se resuelve cada uno, es lo que la mantiene al día.
Ocho modelos —acta de replanteo, acta de recepción, contrato de subcontratación, designación de recurso preventivo, nombramiento del coordinador, entre otros— se generan con los datos de la obra y sus firmas, se ven antes de guardar y quedan en el expediente.
En Configuración › Protección de datos está el contrato de encargado del tratamiento: se lee, se descarga en PDF y se acepta, y queda constancia de quién lo aceptó.
Es el contrato del artículo 28 del Reglamento de Protección de Datos, el que pide la gestoría cuando revisa con quién se comparten los datos. El articulado no lo hemos escrito nosotros: son las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea, aprobadas para esto precisamente, que no se pueden modificar. Lo que va relleno son los anexos: qué datos se tratan en cada módulo, con qué medidas y con qué proveedores, incluidos los de fuera de Europa y la garantía que ampara esa transferencia. También está publicado en la web para quien quiera leerlo antes de contratar.
Los plazos del artículo 17 contados desde el acta de recepción: un año de acabados, tres de habitabilidad y diez de estructura, con las obras que entran en su último semestre destacadas.
No es un vencimiento administrativo más, y por eso va en su propio bloque y no mezclado con los papeles que hay que renovar: un certificado caducado se renueva, pero de la estructura de una obra entregada se responde diez años, se tenga el papel o no. Si hay recepción con reservas y luego su subsanación, manda la última acta, que es desde cuando cuenta el plazo.
Los 117 tipos de documento repartidos por agente —promotor, proyectista, dirección facultativa, coordinador de seguridad, constructor, subcontrata, control técnico— con filtro en la pantalla.
Estaban ordenados por categoría y por fase, pero no por quién firma, así que un técnico veía los TC2 del contratista mezclados con su certificado final y concluía, con razón, que esto no era para él. Hay papeles de dos: el acta de recepción la firman promotor y constructor, el replanteo la dirección con el constructor. Sirve igual al contratista, que hoy ve junto lo que firma él y lo que tiene que exigirle a los demás.
Documentación de obra, RITE, REBT, seguridad privada, nóminas y registro de jornada, en un solo módulo.
Estaban repartidos por medio menú y cada uno con su nombre. Lo que tienen en común es una sola cosa: es lo que te piden cuando aparece una inspección, sea de industria, de trabajo o del ayuntamiento.
El almacén de documentos sellados no es público: cada descarga va con su enlace firmado.
Un documento sellado es una prueba, y una prueba que puede leer cualquiera vale menos. Lo abre quien tú decides, y el código de verificación sigue funcionando para quien tenga que comprobarlo sin acceder al original.
Sella cualquier documento con una autoridad de tiempo y deja constancia de que existía tal día y no se ha tocado desde entonces.
Sale de ser una pieza dentro de LegalBase y pasa a módulo con precio propio, verificación pública y bonos de sellos cualificados por consumo. Un PDF corriente no prueba nada: cualquiera le cambia la fecha. Un sello cualificado sí, y es lo que convierte un acta, un parte o un contrato en algo que se sostiene ante quien venga a mirarlo.
Recalcula la huella del documento y valida la firma del sello, en vez de limitarse a mostrar lo que dice la ficha.
Es la diferencia entre una página que afirma que el documento es válido y una que lo demuestra delante de quien lo está comprobando. Y el motor rechaza el sello cuando la autoridad de tiempo dice que no: antes una respuesta de rechazo podía archivarse como si fuera un sello bueno.
El QR va impreso en el propio PDF sellado.
Quien recibe el papel —un inspector, una propiedad, un cliente— lo comprueba desde ahí mismo con el móvil, sin que tengas que mandarle nada aparte ni explicarle dónde mirar.
Con la potencia del equipo, la inspección prevista se genera automáticamente.
La periodicidad de la IT-4 depende de la potencia y es exactamente el tipo de cálculo que nadie hace hasta que la inspección ya ha vencido.
Operativa entera del RITE sin necesidad del módulo de mantenimiento, con onboarding paso a paso.
Asistente de IT-4 con acta oficial sellada, dossier del inspector, categorías RITE en la ficha de equipo y periodicidad de IT-3 según potencia. Una empresa de clima puede llevar solo el cumplimiento normativo sin comprar el ERP entero.
Acta de IT-4, resumen anual de F-Gas y comunicación a Industria, en PDF con sello de tiempo.
El sello de tiempo cualificado demuestra que el documento existía en esa fecha y no se ha tocado después. En una inspección eso es la diferencia entre un papel y una prueba.
El protocolo de la norma, listo para usar en torres de refrigeración y ACS.
Es la normativa con más consecuencias sanitarias del sector y la que más papeleo genera. Venir con la plantilla hecha ahorra montarla mal desde cero.
Desde el catálogo por categoría de equipo, indicando su ámbito normativo.
Cada equipo arrastra las tareas que la norma le exige por lo que es, no por lo que alguien recuerde teclear. Y la revisión hereda las que tocan en su fecha, etiquetadas por equipo.
Pasa las reglas reales de la normativa sobre tus datos y dice qué fallaría.
Una inspección de mentira antes de la de verdad. Sale la lista de lo que no cumple mientras todavía hay tiempo de arreglarlo, que es el único momento en que sirve de algo.
Cuatro familias —seguridad privada, obra, clima y REBT— cada una con sus piezas legales.
Para la empresa que no quiere un ERP pero sí dormir tranquila con la inspección. Registro de CCTV, cesiones a las fuerzas de seguridad, comunicaciones a la DGP, registro de actividades de tratamiento firmado, plan de autoprotección y validador de contratos.
Sellado RFC 3161 en los documentos clave, con histórico de lo sellado.
Un PDF corriente no prueba cuándo se hizo: cualquiera puede cambiarle la fecha. El sello cualificado sí, y es lo que convierte un acta en algo que se sostiene ante quien venga a mirarla.
Asistentes públicos de auditoría para seguridad privada, PCI y RGPD, y después para obra, clima y REBT.
Se contesta un cuestionario y sale un informe con lo que falta, sin registrarse ni comprar nada.
Seguridad Social, subcontratación y CAE, personal, residuos y dirección facultativa, con repositorio y calendario de vencimientos.
Entrar en una obra grande exige una carpeta de documentos que caducan a ritmos distintos, y el día que falta uno la subcontrata no entra a trabajar. Aquí están todos con sus fechas, con alertas por email y dossier en PDF y declaración responsable listos para entregar.
Fecha de citación y cálculo automático de la siguiente inspección.
Tres avisos escalonados porque el primero se ignora siempre y el último ya no da tiempo a nada.
Cuadro de mandos, registro de gases fluorados, carnets y habilitaciones, inspecciones IT-4 y dossier consolidado para el inspector.
Con cálculo automático de toneladas equivalentes de CO₂, que es el número que determina qué obligaciones tiene cada equipo y el que nadie calcula a mano bien.
Sin actualizaciones que instalar ni versiones que comprar. Lo que lees aquí lo tienes al entrar mañana.