Para administradores de fincas. Una comunidad no es un centro de coste dentro de tu empresa: aquí es su propia sociedad contable, con su plan de cuentas, su ejercicio y su balance. Las cuotas se reparten por coeficiente y la suma de los recibos da exactamente lo que has girado.
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Resuelve
Reparto exacto
Sin céntimos sueltos
Resuelve
Recibos SEPA
Adeudos y devoluciones
Resuelve
Umbral del presidente
Con rastro escrito
Resuelve
Traspaso con cuadre
O no se aplica
Para quién
Es que cada comunidad es un sujeto distinto, con su NIF, su cuenta y su junta, y la mayoría de los programas la tratan como una carpeta dentro de la tuya.
🏢 Despachos de administración
De diez a doscientas comunidades. El trabajo real es el giro de cada mes o trimestre, las facturas de los proveedores y contestar al vecino que llama.
🧰 Instaladores que administran
Llevas mantenimientos y además administras algunas de esas comunidades. Aquí es el mismo programa: la factura del ascensorista ya está dentro.
📐 Quien viene de un programa viejo
Tienes la cartera en un programa de hace veinte años y el miedo no es aprender otro: es que los saldos no cuadren al pasarlos.
El reparto
No «casi». Exactamente. Y eso no es un detalle de programador: es el céntimo que, mes a mes, alguien tiene que cuadrar a mano.
Dos repartos, un solo redondeo
La tentación es multiplicar cada partida del presupuesto anual por 0,25 y repartir. Eso redondea tantas veces como partidas haya y la suma se va. Aquí el presupuesto sirve sólo para sacar el peso de cada inmueble, y el importe del trimestre se reparte una vez.
Un ejemplo de verdad
Con coeficientes torcidos —39,999987 %, que es lo que traen las comunidades de verdad— el reparto sigue cuadrando: el céntimo que sobra se asigna por resto, no se tira.
Los coeficientes no tienen que sumar 100. El reparto divide por la suma real, así que una comunidad con 99,999987 % reparte igual de bien. Lo que hace el programa es avisarte si se va mucho, porque entonces casi siempre falta un piso.
El mes
Repartir se repite las veces que haga falta mientras sea borrador. Emitir, contabilizar y remesar no se deshacen, así que cada uno te dice qué va a hacer antes de hacerlo.
1
Repartir
Se gira al que era propietario ese día. Si el piso se vende en marzo, el recibo de marzo sigue siendo del que lo tenía en marzo.
2
Emitir
Cierra el reparto. A partir de aquí los recibos son los que son y el propietario los ve en su portal.
3
Contabilizar
Un asiento en la contabilidad de la comunidad, con la subcuenta de cada propietario y su vencimiento de cobro. No un total de 2.500 € sin decir de quién.
4
Remesar
Adeudos SEPA desde la cuenta de la comunidad. Quien no tiene mandato firmado se queda fuera y se le cobra aparte, dicho antes y no después.
Una devolución deja rastro
El recibo devuelto no se borra: se marca con el motivo y la fecha, y nace otro nuevo pendiente de cobro que apunta al primero. Si repercutes el gasto del banco, el nuevo sale por el importe más el gasto. Y se puede explicar en la junta, que es de lo que se trata.
Y la derrama no es un apaño
Es una emisión como la cuota, con su acta y su propia cuenta de ingreso —hay despachos que las llevan a fondo y otros a ingreso del ejercicio, y eso lo decides tú—. Se reparte con el mismo motor, así que también cuadra al céntimo.
Los gastos
El IVA es más gasto
Por sus cuotas, una comunidad no es empresario a efectos de IVA, así que el IVA de la factura no se deduce: es coste. Una factura de 1.000 + 210 le cuesta 1.210, y es contra esa cifra contra la que se mide su presupuesto.
De qué partida sale
Se imputa a una o varias partidas, y tienen que sumar el coste exacto. Si no suma, el programa se niega: significa que nadie sabe de qué partida sale un trozo de la factura, y eso se pregunta, no se redondea.
El umbral, con rastro
Por encima del importe que fije la junta hace falta el presidente. Puedes aprobar en su nombre, pero hay que anotar con qué autorización: es lo que habrá que explicar. Y el umbral se congela al aprobar.
Contratos: el ascensor que se renueva solo
Un contrato de mantenimiento se renueva solo si nadie avisa a tiempo. El programa mide los días que te quedan para avisar —no los que faltan para que acabe— y cuando llega la factura la coteja con lo pactado y te dice si se han pasado.
El traspaso
El miedo de cambiar de programa no es aprender otro. Es que los saldos no cuadren y que lo descubras tres meses después.
Tres preguntas, y las tres tienen que dar cero
El balance de apertura cuadra consigo mismo
Debe igual a haber. Si no, el asiento no se podría ni contabilizar.
Lo que debe cada propietario suma lo que dice su cuenta
Ésta es la buena, y casi nadie la hace. Es la que pilla al propietario que se quedó fuera del listado de deudas, y es invisible mirando sólo los totales.
Y coincide con lo que decía el programa viejo
La cifra la declaras tú antes de empezar. Sin un número que venga de fuera, un importador se compara consigo mismo y siempre acierta. Si no la sabes, se dice que no se pudo comprobar: no se finge.
Nada toca la comunidad hasta el final
Subes, mapeas las columnas, validas y cuadras. Aplicar está cerrado mientras el cuadre no dé cero.
Si aceptas un descuadre, queda firmado
Se puede seguir, pero con tu nombre, la fecha y de dónde viene la diferencia. En seis meses nadie se acuerda.
Y se puede deshacer
Mientras no hayas girado nada, la importación se deshace entera. El cliente que ya era tuyo de antes se queda.
Los números vienen como vienen —«1.234,56», «1,234.56», «(123,45)» para los negativos, la fecha en cuatro formatos— y se leen con reglas explicables, no adivinando. Lo que no se entiende se marca para que alguien lo mire.
El portal del propietario
Sus recibos
Los suyos y lo que debe, con el recibo en PDF.
El tablón
Los avisos de la comunidad, por zonas.
Documentos
Actas, contratos y pólizas, los que tú publiques.
Incidencias
Con fotos desde el móvil y respuesta por escrito.
Ve lo suyo. Nada de los vecinos.
Eso no es una opción de configuración que se pueda desmarcar por error: lo decide la base de datos, fila por fila. Un propietario pregunta por sus recibos y le llegan los suyos; pregunta por los del vecino y no llega nada.
Y el inquilino, si le das acceso, ve el tablón y las incidencias de su piso —pero no los recibos, que no son suyos—.
La diferencia
| Lo normal | Aquí |
|---|---|
| La comunidad es un centro de coste de tu contabilidad | Es su propia sociedad: su plan, su ejercicio, su balance y su cierre |
| El recibo se gira al propietario que esté hoy en la ficha | Al que lo era en la fecha de emisión, aunque el piso ya se haya vendido |
| La deuda de propietarios es un saldo global | Una subcuenta por propietario, que es lo único que se puede reclamar |
| El reparto redondea y alguien cuadra el céntimo | Un solo redondeo y la suma da el importe girado |
| La importación «parece que está» | Cuadra contra la cifra del programa anterior, o no se aplica |
Preguntas
Sí. Al dar de alta una comunidad se le monta su propia sociedad contable, con su plan de cuentas y sus ejercicios. Los asientos de sus cuotas y de sus gastos son suyos, y su balance es el suyo. No es un filtro sobre tu contabilidad.
Salen dos recibos, uno por cada uno con su parte, y la suma de los dos es lo que le toca al piso. Cada uno lo ve en su portal y cada uno tiene su subcuenta.
Lo normal es que no: por sus cuotas no es empresario a efectos de IVA, así que el IVA de las facturas es más gasto. La excepción es la comunidad con actividad sujeta —alquila el local, la fachada o las antenas—, y eso se marca comunidad por comunidad.
Nada, a propósito. El mínimo lo fija la Ley de Propiedad Horizontal, ha cambiado con las reformas y hay autonomías con regulación propia. Pones el que te aplique y el programa te avisa si el presupuesto se queda por debajo.
Una cuota ordinaria, no: el reparto saca de ahí el peso de cada inmueble, y un recibo sin acuerdo de junta detrás no hay con qué justificarlo. Una derrama sí, con su acta.
Depende de lo limpio que te lo dé el programa anterior, no de nosotros. Lo que sí está garantizado es que no entra nada que no cuadre: subes los ficheros, se validan fila por fila y el informe de cuadre te dice si puedes aplicar. Y si algo sale mal, la importación se deshace entera.
Es un módulo del mismo ERP. Si ya llevas obras, mantenimientos o facturación en presupuestaIA.es, las comunidades se añaden al lado, con los mismos proveedores y la misma contabilidad por debajo.
Cuántas comunidades llevas, cuántas puertas de media y de qué programa vienes. Con eso te decimos el precio y qué hace falta para traer los saldos cuadrados.
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